De acordo com as leis...

REGISTRO DE EMPREGADOS

O registro de empregados é um dos meios utilizados para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema informatizado.

OBRIGATORIEDADE
As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprios.
Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais.
A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral.
As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício.

LEGALIZAÇÃO DO LIVRO OU FICHAS
Desde 20-6-2001, com base na Lei 10.243/2001, deixou de existir a obrigatoriedade da autenticação do livro ou fichas de registro de empregados, inclusive do livro ou fichas em continuação.
Cabe ressaltar que enquanto não houver a contratação de empregados, a empresa não está obrigada a ter livro ou fichas de registro, bem como os fiscais não podem exigir que os mesmos sejam apresentados em branco.

REQUISITOS MÍNIMOS
O empregador pode adotar qualquer modelo para registro de empregados, em fichas ou livros, de qualquer dimensão, incluir informações que desejar, desde que relevantes para o exercício profissional e que não firam a privacidade e a intimidade do empregado, devendo constar os seguintes elementos mínimos indispensáveis:
a) nome do empregado;
b) data de nascimento;
c) filiação;
d) nacionalidade e naturalidade;
e) número e série da CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
f) número de identificação do cadastro no PIS – Programa de Integração Social ou no PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público;
g) data de admissão;
h) cargo e função;
i) remuneração;
j) jornada de trabalho;
l) férias; e
m) acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O registro do empregado deve estar atualizado e obedecer a numeração seqüencialmente por estabelecimento.

MICROEMPRESA E EMPRESA DE PEQUENO PORTE
As microempresas e as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a cumprir todas as obrigações concernentes ao registro de empregados.

DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA
A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação.
Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a CTPS.
Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF – Cadastro de Pessoa Física, Registro Geral, Registro Profissional, dentre outros.
A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias.

TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO
No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-se novo registro no local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência.
Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro.

MUDANÇA DE SISTEMA
A legislação não exige qualquer procedimento especial para a mudança de sistema de registro de empregados. Como a legislação não proíbe, não há impedimento para que o empregador altere o sistema de livro para ficha ou vice-versa, ou mesmo para sistema informatizado. Optando pela mudança, o empregador deve manter os registros iniciais arquivados, anotando na parte destinada a observações que a continuação das anotações passará a ser realizada no novo sistema.
Os empregados contratados após a mudança no sistema serão registrados no novo sistema, devendo este seguir sua numeração seqüencial.

READMISSÃO
A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa.
Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro.

OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO
O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado.

LOCAL DE TRABALHO
Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades.

EXTRAVIO
A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas deve ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão.

GUARDA DE DOCUMENTOS
É aconselhável que o registro de empregados seja conservado por prazo indeterminado, pois esse documento é de incontestável valor para efeito de comprovação de tempo de serviço de empregados ou ex-empregados, para fins de obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo de contribuição.

PENALIDADES
A empresa com empregado não registrado ficará sujeita a multa de valor igual a R$ 402,53, por empregado não registrado. Em cada reincidência, a multa será acrescida de igual valor.
As demais infrações concernentes ao registro de empregados sujeitarão o empregador à multa, aplicada pela fiscalização do trabalho, de valor igual a R$ 201,27, dobrada na reincidência.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL: Lei Complementar 123, de 14-12-2006 (Portal COAD); Lei 5.553, de 6-12-68 (DO-U de 10-12-68); Lei 5.859, de 11-12-72 – artigos 1º e 2º (DO-U de 12-12-72); Lei 6.019, de 3-1-74 (DO-U de 4-1-74); Lei 6.494, de 7-12-77 (DO-U de 9-12-77); Lei 9.601, de 21-1-98 (Informativo 03/98); Lei 10.243, de 19-6-2001 (Informativo 25/2001); Decreto-Lei 5.452, de 1-5-43 – Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) – artigos 2º, 3º, 41, 47, 48, 62 e 135 (Portal COAD); Decreto 4.552, de 27-12-2002 – artigos 9º e 18 (Informativo 53/2002); Decreto 73.626, de 12-2-74 – artigo 4º (DO-U de 13-2-74); Portaria 41 MTE, de 28-3-2007 (Fascículo 14/2007); Portaria 290 MTb, de 11-4-97 (Informativo 16/97); Portaria Interministerial 3.688 MTb-MPAS, de 11-12-79 (DO-U de 12-12-79); Portaria 3.626 MTPS, de 13-11-91 (Informativo 46/91).

Fonte: http://www.alcon-sc.com.br/registro_de_empregados.html